Een volmacht voor erfopvolging wordt niet opgesteld zoals een klassieke volmacht voor onroerend goed verkoop. De reikwijdte van de gedekte handelingen, de kwaliteit van de gevolmachtigde en de verplichte vermeldingen zijn onderworpen aan specifieke vereisten die we hier toelichten.
GDPR-clausule en bevoegdheid voor gevoelige gegevens van de overledene
Notariskantoren eisen steeds vaker dat de volmacht voor erfopvolging expliciet de bevoegdheid van de gevolmachtigde om documenten met gevoelige gegevens te raadplegen vermeldt: bankafschriften van de overledene, levensverzekeringspolissen, fiscale bestanden. Zonder deze clausule kan de notaris weigeren bepaalde documenten aan de gevolmachtigde te verstrekken, wat de afhandeling van de erfopvolging blokkeert.
Lees ook : Hoe een woonoppervlak te corrigeren: essentiële stappen en effectieve oplossingen
We raden aan deze bevoegdheid op te stellen in de vorm van een aparte paragraaf in de tekst van de volmacht, waarbij de betrokken documentcategorieën worden opgesomd. Een te vage formulering (“alle nuttige documenten”) zal door sommige kantoren worden afgewezen die de GDPR strikt toepassen in hun dagelijkse praktijk.
Deze eis is recent en ontbreekt in de meeste modellen die online beschikbaar zijn. Een actueel model van volmacht voor notaris erfopvolging bevat deze vermelding, wat een extra heen-en-weer met het kantoor voorkomt.
Aanrader : De belangrijkste stappen voor het succesvol reinigen en renoveren van uw gevel
Bijzondere of algemene volmacht: welke reikwijdte voor een erfopvolging
Kies altijd voor de bijzondere volmacht. Notarissen raden deze aan om de bevoegdheid van de gevolmachtigde te beperken tot een specifieke handeling: acceptatie van de erfopvolging, ondertekening van een verdelingsakte, verkoop van een bepaald goed, incasso van fondsen op een geïdentificeerd rekening.
De algemene volmacht, die de gevolmachtigde de mogelijkheid geeft om alle administratieve handelingen uit te voeren, leidt tot toenemende geschillen tussen erfgenamen. Een mede-erfgenaam die door middel van een algemene volmacht is gemachtigd, kan in theorie patrimoniale beslissingen nemen die niet door de volmachtgever zijn voorzien. De geschillen gaan vaak over misbruik van dit soort bevoegdheid.
Vermeldingen die in een bijzondere erfvolmacht moeten worden opgenomen
- De volledige identiteit van de volmachtgever en de gevolmachtigde (burgerlijke staat, adres, eventuele verwantschap met de overledene)
- De nauwkeurige aanduiding van de betrokken erfopvolging (naam van de overledene, datum en plaats van overlijden, dossierreferentie bij de notaris)
- De limitatieve lijst van toegestane handelingen: pure en eenvoudige acceptatie, acceptatie tot het netto-actief, ondertekening van de aangifte van erfopvolging, ondertekening van de verdelingsakte
- De geldigheidsduur van de volmacht, met een expliciete vervaldatum
- De hierboven vermelde GDPR-bevoegdheid
Het weglaten van de referentie naar het notariële dossier of de nauwkeurige aanduiding van de erfopvolging maakt de volmacht in de praktijk onbruikbaar, ook al blijft deze juridisch geldig.
Notariële volmacht op afstand: juridische kaders sinds 2021
De verschijning op afstand via videoconferentie is bevestigd door de ordonnance nr. 2020-1422 van 20 november 2020 en het decreet nr. 2020-1423 van dezelfde dag. Het systeem, oorspronkelijk gecreëerd in een sanitaire context, maakt nu deel uit van de dagelijkse praktijk.
Om een volmacht op afstand geldig te zijn, moet de notaris een platform gebruiken dat is goedgekeurd door de Hoge Raad van Notarissen. De volmachtgever maakt verbinding via videoconferentie, legitimeert zijn identiteit, en de notaris stelt de authentieke akte op met een gekwalificeerde elektronische handtekening.
Deze procedure is bijzonder geschikt voor erfgenamen die in het buitenland of in een andere regio wonen. Het produceert een authentieke akte met dezelfde juridische waarde als een volmacht die persoonlijk op het kantoor is ondertekend.
Beperkingen van de volmacht op afstand
De notaris behoudt de mogelijkheid om de verschijning op afstand te weigeren als hij van mening is dat de voorwaarden voor identiteitsverificatie niet zijn vervuld. Erfgenamen onder curatele of bewind kunnen niet op dit systeem terugvallen zonder voorafgaande tussenkomst van de rechter.
Authentieke akte of akte onder handtekening: gevolgen voor de geldigheid
Wat betreft erfopvolging, is de authentieke akte vereist voor elke volmacht die betrekking heeft op de ondertekening van een verdelingsakte of een onroerend goed verkoop die voortkomt uit de erfopvolging. Een akte onder handtekening, zelfs met legalisatie van de handtekening bij de gemeente, is niet voldoende voor deze handelingen.
De akte onder handtekening blijft bruikbaar voor voorbereidende stappen: het ophalen van documenten bij het kantoor, het raadplegen van het dossier, het aanvragen van informatie bij de banken van de overledene. Het onderscheid is fundamenteel omdat het de kosten en de formaliteiten van de volmacht bepaalt.
Wanneer de akte onder handtekening voldoende is
- Het ophalen van kopieën van al ondertekende notariële akten
- Het indienen van aanvullende stukken bij het dossier van de erfopvolging
- Het raadplegen van het ontwerp van de aangifte van erfopvolging vóór ondertekening
Voor de ondertekening van de aangifte van erfopvolging zelf, variëren de praktijken van kantoor tot kantoor. Sommige notarissen accepteren een akte onder handtekening met gelegaliseerde handtekening, anderen eisen een authentieke akte. We raden aan om rechtstreeks bij het kantoor dat verantwoordelijk is voor het dossier te verifiëren voordat de volmacht wordt opgesteld.
Herroeping en vervaldatum van de erfvolmacht
De volmachtgever kan de volmacht te allen tijde herroepen per aangetekende brief gericht aan de gevolmachtigde en de notaris die verantwoordelijk is voor de erfopvolging. De herroeping treedt in werking zodra deze door de notaris is ontvangen, die geen akte meer kan aanvaarden die door de gevolmachtigde is ondertekend.
Bij afwezigheid van een vervaldatum in de tekst van de volmacht, blijft deze geldig tot de volledige afhandeling van de erfopvolging is voltooid. Het vaststellen van een geldigheidsduur (zes maanden, een jaar) beschermt de volmachtgever tegen een late of onverwachte gebruik van de gegeven bevoegdheid. De notaris kan een vernieuwde volmacht eisen als de afhandeling van de erfopvolging zich over meerdere jaren uitstrekt, wat vaak voorkomt in dossiers met onroerend goed of meningsverschillen tussen erfgenamen.
De ondertekening van een akte door een gevolmachtigde na herroeping van de volmacht leidt tot de nietigheid van de akte. De volmachtgever die vergeet de herroeping aan de notaris te melden, draagt de gevolgen als de gevolmachtigde in de tussentijd te goeder trouw handelt.