Eine Vollmacht für die Nachlassregelung wird nicht wie eine klassische Vollmacht für den Immobilienverkauf erstellt. Der Umfang der abgedeckten Handlungen, die Qualität des Bevollmächtigten und die erforderlichen Angaben unterliegen spezifischen Anforderungen, die wir hier detailliert erläutern.
DSGVO-Klausel und Berechtigung zu sensiblen Daten des Verstorbenen
Notariate verlangen zunehmend, dass die Nachlassvollmacht ausdrücklich die Berechtigung des Bevollmächtigten zur Einsichtnahme in Unterlagen mit sensiblen Daten erwähnt: Bankauszüge des Verstorbenen, Lebensversicherungsverträge, Steuerunterlagen. Ohne diese Klausel kann der Notar die Übermittlung bestimmter Dokumente an den Bevollmächtigten verweigern, was die Regelung des Nachlasses blockiert.
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Wir empfehlen, diese Berechtigung in Form eines separaten Absatzes im Text der Vollmacht zu formulieren, in dem die betroffenen Dokumentenkategorien aufgelistet sind. Eine zu vage Formulierung (“alle nützlichen Dokumente”) wird von einigen Notariaten, die die DSGVO strikt in ihrer täglichen Praxis anwenden, abgelehnt.
Diese Anforderung ist neu und in den meisten online verfügbaren Vorlagen nicht enthalten. Ein aktuelles Muster für eine Nachlassvollmacht beim Notar enthält diese Angabe, was einen zusätzlichen Austausch mit dem Notariat vermeidet.
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Spezielle oder allgemeine Vollmacht: welcher Umfang für einen Nachlass
Bevorzugen Sie systematisch die spezielle Vollmacht. Notare empfehlen sie, um die Befugnisse des Bevollmächtigten auf eine bestimmte Handlung zu beschränken: Annahme des Nachlasses, Unterzeichnung eines Teilungsaktes, Verkauf eines bestimmten Vermögenswerts, Einziehung von Geldern auf einem identifizierten Konto.
Die allgemeine Vollmacht, die dem Bevollmächtigten die Fähigkeit verleiht, alle Verwaltungsakte durchzuführen, führt zu zunehmenden Streitigkeiten zwischen den Erben. Ein Miterbe, der durch eine allgemeine Vollmacht bevollmächtigt ist, kann theoretisch Entscheidungen über Vermögenswerte treffen, die vom Vollmachtgeber nicht vorhergesehen wurden. Die Streitigkeiten betreffen oft den missbräuchlichen Gebrauch dieser Art von Vollmacht.
Angaben, die in einer speziellen Nachlassvollmacht enthalten sein müssen
- Die vollständige Identität des Vollmachtgebers und des Bevollmächtigten (Standesamt, Adresse, mögliche Verwandtschaft mit dem Verstorbenen)
- Die genaue Bezeichnung des betreffenden Nachlasses (Name des Verstorbenen, Datum und Ort des Todes, Aktenzeichen beim Notar)
- Die abschließende Liste der erlaubten Handlungen: einfache Annahme, Annahme bis zur Höhe des Nettowertes, Unterzeichnung der Erbschaftserklärung, Unterzeichnung des Teilungsaktes
- Die Gültigkeitsdauer der Vollmacht mit einem expliziten Ablaufdatum
- Die oben erwähnte DSGVO-Berechtigungsklausel
Das Weglassen des Aktenzeichens des Notariats oder die genaue Bezeichnung des Nachlasses macht die Vollmacht in der Praxis unbrauchbar, auch wenn sie rechtlich gültig bleibt.
Fernnotarielle Vollmacht: rechtlicher Rahmen seit 2021
Die Fernverhandlung per Videokonferenz wurde durch die Verordnung Nr. 2020-1422 vom 20. November 2020 und das Dekret Nr. 2020-1423 desselben Tages dauerhaft eingeführt. Das Verfahren, das ursprünglich in einem gesundheitlichen Kontext geschaffen wurde, ist mittlerweile Teil der gängigen Praxis.
Damit eine Fernvollmacht gültig ist, muss der Notar eine vom Conseil supérieur du notariat zertifizierte Plattform nutzen. Der Vollmachtgeber verbindet sich per Videokonferenz, weist seine Identität nach, und der Notar erstellt die authentische Urkunde mit qualifizierter elektronischer Unterschrift.
Dieses Verfahren ist besonders geeignet für Erben, die im Ausland oder in einer anderen Region wohnen. Es erzeugt eine authentische Urkunde mit dem gleichen rechtlichen Wert wie eine persönlich im Notariat unterzeichnete Vollmacht.
Grenzen der Fernvollmacht
Der Notar behält sich das Recht vor, die Fernverhandlung abzulehnen, wenn er der Meinung ist, dass die Bedingungen zur Identitätsprüfung nicht erfüllt sind. Erben unter Vormundschaft oder Betreuung können dieses Verfahren nicht ohne vorherige Intervention des Vormundschaftsrichters in Anspruch nehmen.
Authentische Urkunde oder privatschriftliche Urkunde: Auswirkungen auf die Gültigkeit
Im Bereich der Nachlassregelung ist die authentische Urkunde für jede Vollmacht erforderlich, die die Unterzeichnung eines Teilungsaktes oder eines aus dem Nachlass stammenden Immobilienverkaufs betrifft. Eine privatschriftliche Urkunde, selbst mit Beglaubigung der Unterschrift im Rathaus, reicht für diese Vorgänge nicht aus.
Die privatschriftliche Urkunde bleibt für vorbereitende Maßnahmen verwendbar: Abholung von Dokumenten im Notariat, Einsichtnahme in die Akte, Anfrage von Informationen bei den Banken des Verstorbenen. Die Unterscheidung ist grundlegend, da sie die Kosten und den Formalismus der Vollmacht bestimmt.
Wann die privatschriftliche Urkunde ausreicht
- Abholung von Kopien bereits unterzeichneter notarieller Urkunden
- Einreichung von ergänzenden Unterlagen zur Nachlassakte
- Einsichtnahme in den Entwurf der Erbschaftserklärung vor der Unterzeichnung
Für die Unterzeichnung der Erbschaftserklärung selbst variieren die Praktiken von Notariat zu Notariat. Einige Notare akzeptieren eine privatschriftliche Urkunde mit beglaubigter Unterschrift, andere verlangen eine authentische Urkunde. Wir empfehlen, sich direkt beim zuständigen Notariat zu erkundigen, bevor die Vollmacht erstellt wird.
Widerruf und Ablauf der Nachlassvollmacht
Der Vollmachtgeber kann die Vollmacht jederzeit durch ein eingeschriebenes Schreiben an den Bevollmächtigten und den Notar, der für den Nachlass zuständig ist, widerrufen. Der Widerruf tritt mit dem Erhalt durch den Notar in Kraft, der dann keine von dem Bevollmächtigten unterzeichnete Urkunde mehr akzeptieren kann.
In Abwesenheit eines Ablaufdatums im Text der Vollmacht bleibt diese bis zum vollständigen Abschluss der Nachlassregelung gültig. Eine Festlegung einer Gültigkeitsdauer (sechs Monate, ein Jahr) schützt den Vollmachtgeber vor einer verspäteten oder unvorhergesehenen Nutzung der erteilten Vollmacht. Der Notar kann eine erneute Vollmacht verlangen, wenn die Nachlassregelung sich über mehrere Jahre erstreckt, was häufig bei Akten mit Immobilien oder Meinungsverschiedenheiten zwischen Erben der Fall ist.
Die Unterzeichnung eines Dokuments durch einen Bevollmächtigten nach Widerruf der Vollmacht führt zur Nichtigkeit des Dokuments. Der Vollmachtgeber, der vergisst, den Widerruf dem Notar mitzuteilen, trägt die Konsequenzen, wenn der Bevollmächtigte in der Zwischenzeit in gutem Glauben handelt.